La Caisse Enregistreuse est-elle Obligatoire ?

Caisse enregistreuse clavier

Par Maïté Bouhali | Rédactrice | Mis à jour le 22 septembre 2021

Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lorsqu'on cherche une nouvelle caisse. Et l’un d’eux est la loi : il existe des règles strictes qu’il vaudrait mieux suivre. Tous les détails ici !


D’après les estimations de la Commission européenne, la fraude à la TVA en France représenterait 14 milliards d’euros dont 3 milliards issus de la fraude à la caisse enregistreuse.

La loi s’est adaptée pour éviter les recettes non déclarées et encourager le respect de la vie privée des clients. Il est donc aujourd’hui impératif de s'équiper du bon matériel pour ne pas prendre de risque. Pour autant, il existe quelques exceptions listées ci-dessous.

Sachez que la plupart des caisses disponibles sur le marché suivent la loi et sont certifiées. Mais c'est à vous de prouver à l'administration que la caisse que vous utilisez est conforme, vérifiez donc bien cela avant de signer. Il serait dommage d'être engagé pendant un certain temps pour une caisse que vous n’aurez pas le droit d’utiliser.


ticket de caisse

Faites le point sur vos obligations pour éviter les soucis avec l'administration fiscale.

Est-ce-que la caisse enregistreuse est obligatoire ?

L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Mais la loi l’oblige si vous êtes assujetti à la TVA et que vous utilisez déjà un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer vos ventes, quel que soit le mode de règlement.

Ainsi, comme le prouve l’article 286 du Code général des impôts, vous avez tout à fait le droit d’utiliser un journal de caisse en papier ou même un tableur, à condition de ne l’utiliser que pour éditer des factures et cela sans conserver les données de vos clients.

Dans les faits, il est très difficile de se passer d’un système de caisse puisque vous devez émettre des tickets de caisse et tenir tous les justificatifs de vos recettes à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle.


Qui est concerné par les mesures anti-fraude à la TVA ?

D’après la loi de Finances, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA et qui réalisent des opérations avec des personnes non assujetties à la TVA sont concernées par les mesures anti-fraude.

Ainsi, que vous soyez à la tête d’un commerce de proximité, d’une franchise de restaurant ou d’un institut de beauté, vous devez opter pour une caisse enregistreuse respectant ces nouvelles normes.

Pour autant, des exceptions existent. Les professionnels n’utilisant que des factures, ceux exonérés de TVA, les entreprises du B2B et les micro-entrepreneurs n’ont aucune obligation d’opter pour une caisse respectant la norme NF525.


Est-ce à moi d’obtenir un certificat de conformité ?

Oui ! Vous avez la responsabilité de demander un certificat de conformité à votre fournisseur, qui n’a aucune obligation de fournir celui-ci sans demande de votre part. Les enjeux sont majeurs. En effet, ne pas le montrer en cas de contrôle peut vous coûter cher, jusqu'à 7 500 € par logiciel.

Sachez que ce certificat est unique, chaque entreprise en aura donc un différent. Il doit y être figuré le nom de votre entreprise, la date de signature du contrat et les spécifications liées à votre logiciel.

Il existe deux types de certificat : ceux délivrés par un organisme agréé au prestataire et ceux créés par le prestataire lui-même, en s'auto-évaluant suivant les règles choisies par l’administration. En cas de contrôle, seuls ces deux certificats ne sont valables.


Qu’est-ce-que la norme NF525 ?

La norme NF525, aussi appelée NF Logiciel de gestion d’encaissement, désigne l’ensemble des critères de certification établis par le groupe INFOCERT pour le compte de l’AFNOR (Association Française de Normalisation).

Les critères de certification sont les suivants :

  • Fonctionnalités : enregistrement des données, gestion, sauvegarde et archivage ;
  • Sécurité : traçabilité, sécurisation et inaltérabilité des données ainsi que signature électronique ;
  • Comptabilité : gestion et export des données enregistrées ;
  • Maintenabilité : traçabilité de toutes les modifications effectuées.

Cette norme ne sert pas qu'à protéger l'Etat des recettes non déclarées. Elle permet aussi de garantir le respect de la vie privée aux clients. Elle régit non seulement la façon dont leurs données doivent être sécurisées mais aussi conservées. Cette loi encadre aussi la durée maximale de conservation des données.

72 % des Français se disent inquiets de voir des informations intimes rendues publiques à cause d’une faille. La cybersécurité joue un rôle de plus en plus important dans la relation de confiance entre clients et commerçants.


Quel matériel de caisse est concerné par la loi anti-fraude ?

Les mesures anti-fraude s’appliquent aux systèmes de caisse et aux logiciels de gestion de caisse fonctionnant comme des caisses enregistreuses. Elles concernent aussi les systèmes informatiques permettant d’enregistrer les règlements de vente de biens ou de prestations de service au profit d’une personne non assujettie à la TVA.

Les balances poids/prix et les logiciels en ligne font aussi partie de ce dispositif.


Est-il obligatoire de donner un ticket de caisse ?

Le ticket de caisse est obligatoire pour toute vente supérieure à 25 € TTC. Il représente une preuve d’achat permettant au client d'échanger un produit ou de se faire rembourser. Il doit contenir plusieurs mentions légales, notamment le montant TTC, le montant HT, la date, votre nom, adresse et numéro de SIRET.

Cependant, la loi dite “anti-gaspillage” prévoit la disparition progressive des tickets de caisse. Ainsi, à partir du 1er janvier 2023, il sera interdit d’imprimer et de distribuer des tickets de caisse, des tickets de carte bancaire ou encore des bons d’achat. Seule une exception existe. Si le client demande expressément son ticket de caisse, vous serez évidemment dans l’obligation de lui en fournir un.

Bien que vous ne soyez plus obligé de donner un ticket de caisse de façon systématique, il vous faut toujours justifier votre recette pour éviter les soupçons de non-déclaration volontaire. Opter pour un logiciel de caisse est la meilleure solution pour le faire. Mais les commençants qui n’en utilisent pas peuvent aussi très bien les justifier en utilisant un livre de caisse.


Pour aller plus loin

Utiliser une caisse enregistreuse n’est pas une obligation en soi. Mais si tel est votre choix, vous avez la responsabilité d’en choisir une respectant la loi.

Bien que d’autres moyens puissent être utilisés pour gérer un commerce (cahier de caisse, tableur, feuillet), un logiciel de caisse enregistreuse vous évite les tracas et surtout les erreurs de comptabilité.

La plupart des caisses calculent automatiquement vos recettes journalières et vous permettent d’imprimer chaque jour un reçu fiscal pour les justifier. Elles vous offrent donc l'opportunité de gagner du temps, que vous pourrez consacrer à votre activité.

Gardez en tête que choisir une caisse enregistreuse ne se limite pas à en trouver une respectant la législation. Le secteur des caisses enregistreuses est ultra compétitif et il en existe aujourd’hui de toutes les sortes et à tous les prix.

Ainsi, pour éviter toute déception, renseignez-vous bien avant de prendre une décision. Que vous cherchiez des informations sur les caisses utilisables sur iPad, sur les caisses automatiques ou encore sur les TPE pour cartes bancaires, nos guides d’experts sont à votre disposition.

Maïté Bouhali Rédactrice

Maïté a rejoint Expert Market il y a deux ans. C’est maintenant une vraie pro dans l’art d’aider les entreprises à s’équiper ! Quand elle n’écrit pas d’articles sur les CRM ou les meilleurs titres-restaurant, elle découvre Londres. Vous la trouverez sûrement au marché aux fleurs de Columbia Road ou à la table d’un bon restaurant.

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