Machines à affranchir

Machines à affranchir

Par Maïté Bouhali | Rédactrice

Une machine à affranchir, pour qui ?

machines à affranchirUne machine à affranchir, c’est un gain de temps et d’argent pour votre entreprise. Les modèles sont nombreux et le choix de votre machine dépendra de la quantité de courriers que vous envoyez par mois.

Il peut être compliqué de s’y retrouver parmi les différentes offres, voici l’essentiel à savoir sur les machines à affranchir.

Dès lors que vous envoyez une vingtaine de courriers par jour, la machine à affranchir représente une solution économique pour votre entreprise.

Quel que soit le volume de courriers et colis envoyés par votre structure, une machine à affranchir représente un gain de temps certain pour vous et vos collaborateurs.

Plus besoin de faire la queue pour accéder aux services de la poste, plus besoin d’apposer vous même les timbres sur des centaines d’enveloppes !

En 2019, plus de 2 500 personnes nous ont fait confiance pour trouver un fournisseur adapté à leurs besoins. Alors, pourquoi pas vous ? DEMANDER DES DEVIS

machine a affranchir neopost

Les bénéfices d’une machine à affranchir

  • Economisez sur l’envoi de vos courriers : avec une machine à affranchir, vous pouvez économiser jusqu’à 10% sur vos frais d’envois postaux.En effet, une machine à affranchir vous permet de peser vos lettres et colis avec précision si vous choisissez un modèle avec balance, vous affranchissez vos envois au centime près. De plus, une remise sur le prix de l’affranchissement est accordée par la Poste dès lors que vous dépensez plus de 183€ par mois.
  • Traitez tous vos envois : vous pouvez affranchir tout type de courriers avec votre machine à affranchir. Qu’il sagisse de lettres ordinaire, de colis, de lettres recommandées, vous pouvez les affranchir depuis votre entreprise.
  • Mettez en avant le logo de votre entreprise : une machine à affranchir vous permet d’apposer sur votre courrier, en plus de l’empreinte postale, des “blocs publicitaires” qui peuvent contenir votre logo, les coordonnées de l’entreprise, une offre promotionnelle…Certaines machines à affranchir peuvent garder en mémoire plusieurs blocs publicitaires. Selon la machine que vous utiliserez, le montant à reverser à la Poste par bloc publicitaire varie entre 32 et 49€ HT pour 2017.
  • Gagnez du temps : une machine à affranchir vous fera gagner du temps de plusieurs manières:
    • Vous n’aurez plus besoin de coller les timbres vous même, la machine à affranchir le fait pour vous.
    • Plus besoin non plus d’attendre de longues minutes dans les files de la Poste. Il vous suffit de déposer votre courrier dans les boîtes aux lettres ou de le faire collecter. De plus, lorsque vous avez besoin de vous rendre à la Poste, un espace Entreprises vous est dédié en qualité de détenteur d’une machine à affranchir.
    • Enfin, vous gagnez du temps sur le délai d’envoi de vos lettres, la Poste traitant en priorité les courriers affranchis par une machine.

En savoir plus : Les avantages d’une machine à affranchir

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Comment fonctionne une machine à affranchir ?

Découvrez en vidéo comment fonctionne une machine à affranchir.

  • Installation : installer une machine à affranchir dans votre entreprise est très simple. Vous pouvez choisir de l’installer vous même ou de la faire installer par votre fournisseur.Généralement, les petites machines (moins de 30 plis envoyés par jour) peuvent être facilement installées par vous même. Un manuel d’installation, fourni avec la machine, vous guidera à travers les différentes étapes.Pour les machines à affranchir ayant une plus grande capacité (à partir de 30 courriers et jusqu’à plus de 200), vous ferez appel à votre fournisseur. Le professionnel vous formera aux différentes fonctionnalités de la machine.
  • Fonctionnement : il est très simple d’apprendre à se servir d’une machine à affranchir. De plus, si vous avez le moindre doute, votre fournisseur vous guidera grâce à son assistance en ligne.Pour affranchir vos courriers, sélectionnez simplement les options requises pour l’envoi de votre courrier (lettre simle, recommandée…), pesez le courrier le cas échéant, et la machine à affranchir appose une empreinte postale, soit directement sur la lettre, soit sur une étiquette (pour un colis par exemple).En savoir plus : Comment utiliser une machine à affranchir ?
  • La facturation : Afin de répondre aux nouvelles normes de la Poste, les machines à affranchir doivent être connectées à la Poste via un modem. Ceci permet chaque mois à la Poste d’effectuer un télé-relevé de la consommation de la machine et également de mettre à jour les tarifs postaux directement.Aussi, pas besoin pour vous de déclarer le nombre d’envois effectuer, la Poste se charge de tout via son télé-relevé mensuel. Vous recevrez ensuite votre facture entre le 7 et le 15 du mois en cours, en et la payez qu’au début du mois suivant. Plusieurs méthodes sont possible pour régler vos factures, selon vos préférences.Selon le type de machine à affranchir que vous possédez, vos factures seront plus ou moins détaillées. Seules les MAI (machines à affranchir intelligentes) bénéficient d’une facture détaillée des consommations.Quelle que soit la machine que vous utilisée, votre facture sera composée d’une partie fixe, comprenant la remise consécutive à l’affranchissement via une machine et les frais de gestions, ainsi que d’une partie variable, comprenant la valeur des consommations du mois et le côut de vos blocs publicitaires, si vous en utilisez.
  • Dépôt ou collecte du courrier ? : Une fois que vous aurez affranchi votre courrier, il ne vous restera plus qu’à l’envoyer.Si le montant de votre consommation annuelle d’affranchissement est inférieur à 100 000€, vous pouvez déposer votre courrier dans un établissement de dépôt proche de votre entreprise. Si votre consommation est supérieure à 100 000€, vous déposerez votre courrier dans l’établissement d’attache que vous trouverez sur votre contrat.Si vous souhaitez être totalement pris en charge, la Poste propose un service payant de collecte du courrier : un employé de la Poste vient tous les jours chercher vos lettres affranchies dans votre entreprise.

Location d’une machine à affranchir

Si vous souhaitez utiliser une machine à affranchir, vous devrez la louer, en effet, l’achat d’une machine à affranchir n’est pas possible en France.

Vous pouvez choisir entre les quatre fournisseurs de machines à affranchir affiliés à la Poste. Vous devrez donc signer deux contrats. Vous, en tant qu’entreprise, louez votre machine auprès d’un fournisseur, et payez vos consommations en terme d’affranchissement directement à la Poste.

Le fournisseur vous facture donc le montant mensuel de la location de votre machine, et la Poste vous facture le montant de vos affranchissements pour le mois passé.

La durée du contrat avec le fournisseur de la machine à affranchir est généralement de cinq ans, et la Poste vous demandera probablement un dépôt de garantie d’une valeur de quelques mois de consommations, dépôt qui vous sera rendu à la résiliation du contrat.

En savoir plus : La location, votre unique solution

Choisir votre machine à affranchir

Quel modèle selon vos besoins ?

Le choix de votre machine à affranchir doit être guidé par les besoins de votre entreprise. Différents modèles sont disponibles, selon le nombre de courriers que vous souhaitez affranchir quotidiennement. Vous prendrez aussi en compte les options donc vous souhaitez disposer.

Par exemple, avez-vous besoin de stocker plusieurs blocs publicitaires ? Avez-vous besoin d’une balance intégrée ? etc… Ces questions vous permettront de déterminer les options que votre machine à affranchir devra obligatoirement comporter.

  • La très petite machine à affranchir connectée (tpMAc) : cette machine à affranchir a été conçue pour les petites entreprises, qui n’affranchissent pas plus de 30 courriers par jour.Pas de raison de se priver de cette petite machine à affranchir qui n’a rien à envier à une grande, en effet, tout comme ses grandes sœurs, elle est connectée au réseau de la Poste, dispose de blocs publicitaires, et vous permet de vous dispenser de la corvée d’achat de timbres. De plus, son coût est minime, comptez environ 30€ par mois pour la location d’une tpMac.

Machine à affranchir Neopost IS-280

Neopost IS-280

Il est conseillé aux entreprises traitant de petits volumes de courrier de louer une machine à affranchir tpMAc (très petite machine à affranchir) telle que le modèle Neopost IS-280. Elle a l’avantage d’être simple d’utilisation, économique et très compacte

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Pitney Bowes DM300c

Les prix des machines à affranchir dépendent de nombreux paramètres : nombre de plis par jour, fonctionnalités, poids des lettres et colis. La DM300c est parfaitement adaptée pour les moyennes entreprises.

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  • La machine à affranchir intelligente : la MAI apporte une réponse aux entreprises devant traiter un volume important de plis par jour, aux environs de 1000 courriers affranchis quotidiennement. Elle est la plupart du temps équipée d’options complémentaires, vous permettant d’augmenter encore plus votre productivité, par exemple, une balance intégrée, une plieuse, etc…Bien entendu, le prix moyen de la MAI est bien supérieur à ceux de la tpMac et de la pMac, comptez environ 300€ par mois pour la location d’une MAI.Chaque fournisseur possède une large gamme de machine à affranchir, parmi laquelle figure généralement plusieurs modèles de tpMac, pMac et MAI.

Pitney Bowes DM1000

La DM1000 est une solution pour courrier industriel. Elle permet d’affranchir des volumes de courrier très importants mais aussi de réaliser le marquage industriel des plis. Elle est destinée principalement aux grandes entreprises.

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En savoir plus : Les machines à affranchir homologuées par la Poste

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Les différents fournisseurs

Pitney Bowes est une multinationale qui fournit le monde entier en solution d’affranchissement. Quelques soient les besoins de votre entreprise en terme de machine à affranchir, vous trouverez certainement ce qu’il vous faut parmi la large gamme proposée par Pitney Bowes, qui couvre les besoins des entreprises depuis la TPE jusqu’à la multinationale.

Neopost est un autre acteur majeur. Fondée en 1924, l’entreprise est aujourd’hui un leader mondial des solutions d’envoi de courrier, mais aussi sur les communications numériques et services d’expédition.

Créée en 2003, la société Frama est une entreprise internationale dont le siège est situé en Suisse. Elle met son expertise du courrier et du document au service des entreprises en leur proposant divers produits et services.

Quel prix pour une machine à affranchir ?

Nous l’avons vu précédemment, vous ne pouvez pas acquérir de machine à affranchir en France et devez donc en louez une. Les prix diffèrent selon le type de machine à affranchir et le fournisseur que vous choisirez, mais on peut donner une estimation du coût moyen pour une machine à affranchir.

  • Coût de la location – maintenance : selon le type, de machine à affranchir que vous choisirez, il vous en coûtera mensuellement entre 30€ pour une tpMac et jusqu’à 300€ pour une MAI.Ces prix sont bien entendu une indication de ce que peut vous coûter votre machine à affranchir, ceux-ci peuvent varier sensiblement suivant les options que vous ajouterez, ou le fournisseur que vous choisirez.
  • Coûts annexes : vous devez prendre garde à tenir compte des coûts annexes au coût mensuel de la location de votre machine. en effet, il vous faudra compter avec :
    • Le coût d’affranchissement des plis : le taux d’affranchissement est dégressif en fonction du nombre de courrier envoyé. Vous pourrez économiser jusqu’à 0.06€ par lettre (sur le tarif prioritaire).
    • Le coût des blocs publicitaires : cette somme due à la Poste dépend du nombre de blocs publicitaires que vous utilisez. Comptez entre 32 et 49€ HT par an et par bloc pour 2017.
    • Le coût des fournitures : étiquettes, enveloppes, encre…

En savoir plus : Les prix des meilleurs machines à affranchir en 2017

Maintenance d’une machine à affranchir

Les machines à affranchir sont louées par des sociétés affiliées à La Poste. Elles se chargent également de la maintenance des machines à affranchir.

Généralement, les interventions des techniciens pour la maintenance d’une machine à affranchir ou le dépannage sont très rapides. Plusieurs possibilités peuvent être mises en place en fonction du modèle de machine à affranchir qui nécessite une opération de maintenance.

Une assistance technique rapide

Les fournisseurs de machines à affranchir offrent des prestations différentes en fonction du contrat de location choisie par l’entrepreneur. Quel que soit le type de matériel et le nombre de courriers expédiés, un contrat de maintenance de la machine à affranchir complète toutes les offres.

En général, la maintenance d’une machine à affranchir se déroule selon deux méthodes. Un service de téléassistance technique est disponible par téléphone ou par internet tous les jours avec des créneaux horaires étendus. Le technicien peut ainsi accéder aux équipements concernés pour effectuer la maintenance de la machine à affranchir à distance.

Si le dépannage ne peut se réaliser de cette façon, une équipe technique intervient directement dans les locaux de l’entreprise. Il faut cependant se faire préciser les délais avant de souscrire le contrat de location. En effet, les fournisseurs de machines à affranchir interviennent pour la maintenance dans des délais plus ou moins longs.

Des contrats de location variés

Les prestations associées à la location de machines à affranchir sont très variables d’une société à l’autre. Il est par conséquent intéressant de comparer les services proposés en matière d’installation ou de maintenance de l’affranchisseuse afin d’optimiser l’utilisation des matériels en entreprise. En effet, il vaut mieux pour une entreprise opter pour un prestataire situé à proximité de sa zone géographique afin de simplifier les interventions et opérations de maintenance sur la machine à affranchir.

Les accessoires et consommables

Qu’il s’agisse des balances, plateaux de pesée, plieuses de lettres, mouilleurs de pattes d’enveloppes ou encore des stations de nettoyages : de nombreux accessoires pour machines à affranchir existent.

En matière de consommables, vous trouverez les cartouches pour machines à affranchir mais pas que ! On trouve par exemple des enveloppes nettoyantes. Fabriquées en papier buvard, elles nettoient le chemin de passage des enveloppes et réduisent les traces d’encre. À la clé : une meilleure impression du timbre et de l’empreinte publicitaire. Il est conseillé d’utiliser ces enveloppes une fois par mois. Comptez une douzaine d’euros pour un paquet de 12 enveloppes.

À vous de voir si une machine à affranchir peut être utile pour votre activité. N’hésitez pas à demander conseil à des professionnels !

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