Tout Savoir sur les Machines à Affranchir

Machines à affranchir

Par Maïté Bouhali | Rédactrice

Les machines à affranchir, comment ça marche ? Votre entreprise a-t-elle vraiment quelque chose à gagner en en adoptant une ? On vous aide à distinguer le vrai du faux ici !


Vous n’avez jamais entendu parler des machines à affranchir ? Alors attendez-vous à être surpris(e) par toutes les économies et le gain de productivité à la clé ! Utiliser une machine à affranchir, c’est donner une image professionnelle à vos courriers tout en arrêtant de faire la queue à la Poste.

Dites donc au revoir aux heures passées à coller des timbres et au sur-affranchissement… Et bonjour à la rapidité, l’efficacité et la tranquillité. Vous ne paierez que ce que vous devez réellement et ce, avec une petite ristourne ! Que demander de mieux ?

Pressé(e) d’en découvrir plus ? Sélectionnez les chapitres qui vous intéressent dans la colonne de gauche. 

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2 500 chefs d’entreprise
l'année dernière, quand vous aurez besoin d’aide. Notre service de demande de devis personnalisés est sans engagement, rapide et gratuit et peut vous aider à trouver la bonne machine à affranchir, au meilleur prix.

Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?

Cet outil de bureau est tout simplement une machine à timbrer le courrier. Il permet de peser le courrier et les colis et imprime des marques postales de valeur correspondante, fonctionnant comme des timbres. Connectée à internet, la machine à affranchir connaît les tarifs de la Poste en temps réel et vous assurera donc de toujours payer le bon prix

C’est aussi un atout pour votre comptabilité : vous ne paierez vos frais postaux qu’en une seule fois, en général le mois suivant. La machine à affranchir additionne chaque jour la valeur de vos frais postaux au centime près puis vous délivre une facture détaillée à la fin du mois. Vous pouvez ainsi suivre et contrôler vos dépenses à tout moment. 

Le Saviez-Vous ?

Sachez que la machine à affranchir est utile à tous types d’entreprise, les petites comme les grandes. En effet, dès lors que vous envoyez une vingtaine de courriers par jour, cette machine à timbrer le courrier représente une solution économique pour votre entreprise.

L’empreinte que laisse la machine à affranchir sur votre courrier est composée de la valeur du timbre postal, correspondant au type de plis et à son poids, mais aussi la date de son impression. Elle peut aussi être accompagnée d'une “flamme” publicitaire, c'est-à-dire du logo de votre entreprise ou de votre signature, pour plus de personnalisation.


La machine à affranchir et la Poste : pourquoi sont-elles indissociables ?

La machine à affranchir et la Poste sont absolument indissociables. Pourquoi ? Impossible de se procurer une machine à affranchir sans que celle-ci soit agréée au préalable par la Poste ! 

Sachez aussi que les machines à affranchir ne sont disponibles qu’en location. Il vous sera donc impossible d’en acquérir une. Ce système vous permet de toujours avoir une machine à affranchir agréée par la Poste et qui soit moderne, fonctionnelle et dont les services sont toujours à jour.


Trouver le bon fournisseur est un casse-tête ? Et si vous essayiez notre service de demande de devis gratuit ? Il vous aidera à comparer et à trouver l'offre la plus adaptée ! C'EST PARTI !

Pourquoi donc choisir une machine à affranchir ?

La liste des avantages est longue ! Que ce soit pour faire des économies, pour gagner du temps ou bien encore pour donner une image plus professionnelle de votre entreprise à vos clients, il existe de multiples raisons de succomber au charme de cet outil de bureau.

Raison numéro 1 : Plus de rapidité

En tant que chef d’entreprise, vos journées sont sûrement bien remplies. Pourquoi ne pas les alléger un peu ? Avoir une machine à affranchir est l’assurance de pouvoir timbrer et envoyer rapidement vos courriers. La machine, pouvant traiter jusqu'à plusieurs centaines de plis par jour, fait pratiquement le boulot pour vous.
Le Saviez-Vous ?

Avec une machine à affranchir, dites aussi adieu aux files d’attente des bureaux de poste. Un facteur peut venir chaque jour récupérer votre courrier fraîchement affranchi par votre machine.

Raison numéro 2 : Dépensez exactement ce que vous devez et pas un centime de plus

Affranchir à l’aveugle peut vous coûter cher. La machine à affranchir vous permet de ne payer que ce que vous devez, au gramme près. La Poste propose même des tarifs préférentiels pour ses utilisateurs, ce qui rend son utilisation encore plus intéressante pour votre porte-monnaie !

Grace à sa balance, la machine à affranchir pèse votre courrier pour l'affranchir au centime et au gramme près. Elle vous permet aussi de garder un œil sur vos dépenses. Au lieu de devoir débourser une somme différente chaque jour, ce qui peut être un véritable tracas pour avoir une vue d’ensemble sur votre consommation moyenne, vous ne disposerez que d’une facture par mois. Finis les reçus par milliers et les calculs mentaux !

Le Saviez-Vous ?

Vous aurez aussi la possibilité de voir les dépenses par équipe, département ou par salarié en configurant plusieurs comptes d'utilisateurs !

Raison numéro 3 : Prenez le contrôle de votre image

La situation économique est de plus en plus complexe et la compétition, de plus en plus intense et ce dans toutes les industries. Pour survivre, votre entreprise doit se démarquer de ses concurrents

Vos clients et vos prospects doivent se souvenir de vous et être incités à faire appel à vos services et produits. La machine à affranchir est un outil parfait pour gagner en visibilité et entrer dans le quotidien de vos clients. Vous permettant d'apposer votre logo sur vos courriers et de les personnaliser, elle s’assure que votre entreprise soit bien représentée.

Le Saviez-Vous ?

Un client a besoin de 5 à 7 interactions avec votre marque pour se souvenir d’elle. Imprimer votre logo sur votre courrier est un bon moyen de faire connaître votre entreprise et de rappeler à vos clients son existence.

Raison numéro 4 : C’est facile !

De l’installation à l’utilisation, le maître-mot de la machine à affranchir, c’est la facilité. La plupart d’entre elles ne nécessitent pas l’intervention d’un technicien pour leur installation. 

Et tout est fait pour que les novices ne se sentent pas perdus ! Une attention particulière est portée à leurs interfaces, de plus en plus ludiques, et à leurs écrans, le plus souvent tactiles.


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Les différents types de machines à affranchir

Il existe trois types de machines à affranchir : 

  • Les tpMAc, soit les très petites machines à affranchir
  • Les pMAc, les petites machines à affranchir
  • Les MAi, les machines à affranchir intelligentes.

Quelles sont leurs différences ? Comment les départager ? Pour quel type de besoin sont-elles conçues ? Nous vous guidons :

tpMAcpMAc

MAi

Pour combien de lettres ?

Moins de 30 par jourEntre 30 à 200 par jour

De 200 à 1000 par jour

Pesée de vos plis et affranchissement au centime près

Impression de votre logo

Connexion au réseau La Poste pour des tarifs toujours à jour

Principal avantage

Pas besoin d’intervention pour l’installerDes accessoires tels qu’une plieuse ou un système de fermeture des lettres

Plateau d’alimentation du courrier et tapis de réception des enveloppes inclus

Pour quel budget mensuel ?

30€ en location90€ en location

300€ en location

N'oubliez pas que votre budget mensuel doit aussi prendre en compte d'autres dépenses telles que :

  • les frais d'affranchissement
  • la papeterie (papier et enveloppes)
  • les cartouches d'encre
  • les frais de gestion de La Poste (3€ HT par mois)
  • la redevance pour empreinte publicitaire (soit le droit de pouvoir imprimer votre logo sur l'enveloppe, 43€ HT par an).

Notre article sur le prix réel des machines à affranchir vous aidera à y voir plus clair.

En bref

Vous l’aurez compris : tout dépend de votre volume de lettres envoyées chaque jour ! Petit volume = petite machine à affranchir alors qu’un gros volume vous demandera plus d’investissement.


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En savoir plus

Vous le savez maintenant : la machine à affranchir est loin d'être un gadget. Économies de frais postaux, rapidité, facilité et petit prix, elle convient aux petites comme aux grandes entreprises. Elle s’adapte à vos besoins et peut affranchir 30 courriers par jour, comme des centaines.

Très petite machine à affranchir ou machine à affranchir intelligente : il en existe une pour tous les besoins et toutes les entreprises. La prochaine étape ?  Et si vous vous familiarisiez avec les tarifs d’affranchissement de la Poste ? La Poste offre de belles remises aux détenteurs de machines à affranchir, et ce pour n’importe quel type de courrier !

Et avant de prendre toute décision, n’oubliez pas de toujours comparer les prix. Pourquoi ne pas essayer notre service de demande de devis pour cela ? Plus de 40 000 entreprises réparties dans 5 pays l’ont utilisé l'année dernière pour s'équiper au meilleur prix. Le petit plus ? C’est gratuit et sans engagement !
Maïté Bouhali Rédactrice

Maïté a rejoint l’équipe d’Expert Market il y a un an. C’est maintenant une vraie pro dans l’art d’aider les entreprises à s’équiper ! Quand elle ne jongle pas avec les articles sur la géolocalisation et ceux sur les standards téléphoniques, Maïté passe son temps à découvrir la capitale britannique.

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