Comment fonctionne une machine à affranchir ?

machine a affranchir

Par Maïté Bouhali | Rédactrice | Mis à jour le 2 février 2021

Vous êtes tenté(e) par une machine à affranchir mais ne savez pas comment ça fonctionne ? Pas de panique, nous, Expert Market, le partenaire des entreprises, nous sommes là pour tout vous expliquer !

Comment ça marche ? Quels sont ses accessoires ? Comment en obtenir une ? Les réponses à toutes vos questions sont dans cet article.

Saviez-vous que vous pouvez aussi demander des conseils personnalisés à des professionnels grâce à notre service de demande de devis ? Rapide et gratuit, c’est la meilleure solution pour comparer les prix et s’informer !

La Poste boite aux lettres jaune

Avec une machine à affranchir, dites au revoir aux files d'attente interminables du bureau de poste.


Les accessoires d’une machine à affranchir

Une machine à affranchir est composée de multiples éléments sans lesquels elle ne pourrait jamais vous proposer une cadence aussi rapide (certaines peuvent affranchir plusieurs centaines de plis par heure !).

Alors, en louant une machine à affranchir, attendez-vous à recevoir de nombreux équipements tels que :

Équipement pour machine à affranchir

Toujours inclus ou optionnel ?

Un pèse-lettre / pèse-colis

Inclus

Écran tactile

Inclus

Imprimante d'étiquettes

Inclus

Plateforme de réception pour les plis

Inclus avec la plupart des Mai (machine à affranchir intelligentes)

Scanner pour colis

Inclus avec la plupart des Mai (machine à affranchir intelligentes)

Sachez que ce n’est pas parce qu’une machine à affranchir regorge d'équipements qu’elle sera forcément plus utile. Tout dépend du type de machine dont vous avez besoin. Et oui, toutes les affranchisseuses ne se valent pas ! Pour connaître le type de machine qui conviendra le mieux à votre entreprise, suivez nos conseils d’experts.


Le fonctionnement de la machine à affranchir

Maintenant que vous savez à quoi vous attendre en découvrant votre machine à affranchir, il serait pratique de savoir comment elle fonctionne, n’est-ce pas ? Qu’il s’agisse d’une tpmAc ou d’une machine à affranchir plus performante, le fonctionnement est plus ou moins le même.

Et n’ayez crainte, la plupart des machines à affranchir sont tellement simples à utiliser que vous n’aurez pas besoin de formation ou d'entraînement spécifique. Seules les machines les plus complexes comme les machines à affranchir intelligentes requièrent une courte formation de la part du fournisseur.

Ainsi, la plupart des machines fonctionnent en respectant les étapes suivantes :

Étape 1 : La pesée

Après avoir mis sous pli votre courrier dans une enveloppe fermée, pesez-le. Il suffit en général de le poser sur le pèse-lettre après avoir allumé la machine et sélectionner le compte utilisateur avec lequel vous souhaitez affranchir.

Étape 2 : La sélection du type d’affranchissement

À partir de votre écran, vous choisissez le type d’expédition désiré (lettre simple, suivie, prioritaire ou recommandée, chronopost, colissimo pour la France ou colissimo international …).
Le Saviez-Vous ?

Sachez qu’affranchir avec une machine à affranchir sera souvent moins cher que le tarif grand public. Pour découvrir les prix en détails, lisez notre article dédié !

Étape 3 : L’impression

Une fois le type d’affranchissement choisi, votre machine à affranchir doit imprimer le timbre. Les affranchisseuses procèdent de deux manières différentes selon les modèles : soit en imprimant directement le timbre sur l’enveloppe, soit en l'imprimant sur une étiquette à coller sur le pli.

Étape 4 : La facturation

Chaque affranchissement est répertorié par votre machine à affranchir et est inclus dans votre relevé mensuel. Vous avez donc l’occasion de connaître exactement ce que vous payez, pour quoi vous payez et de comprendre et contrôler votre consommation.
Le Saviez-Vous ?

Les machines à affranchir disposent de tarifs de La Poste pour machines à affranchir qui sont toujours fiables : ils sont mis à jour automatiquement car les affranchisseuses sont aujourd’hui reliées au serveur de La Poste par le réseau téléphonique ou internet. Pratique !


Le contrat de location

Vous le savez peut-être déjà : une machine à affranchir ne s'achète pas, elle se loue. Seules quatre fournisseurs ont l’autorisation de la louer : Quadient, Francotyp-Postalia, Doc’Up et Pitney Bowes. On les appelle les concessionnaires.

Cette autorisation est donnée par La Poste qui agrée ces fournisseurs. Louer une machine à affranchir est donc un contrat en deux étapes. On vous explique :

  1. Vous commandez une machine à affranchir chez l’un des fournisseurs agréés par La Poste. Vous avez donc un contrat de location avec ce fournisseur.
  2. Vous devez ensuite signer un autre contrat avec La Poste pour régler vos frais d’affranchissement mensuels et les frais liés à l’utilisation de flammes publicitaires par exemple.
C’est vers le concessionnaire qu’il faudra vous tourner pour résilier votre contrat de location ou encore acheter des consommables tels que des cartouches d’encre ou des étiquettes. C’est aussi lui qui se charge de l’installation, de la maintenance et des dépannages éventuels de l’appareil.

Sans prendre contact avec La Poste, vous ne pourrez pas utiliser votre machine à affranchir. Il est donc indispensable de signer un contrat avec l’une et l’autre partie.

Ça vous parait compliqué ? Nous pouvons vous aider : si vous ne savez pas quel fournisseur choisir, notre service de demande de devis peut vous aider. Plus de 2 000 entreprises l’ont essayé l'année dernière et ont reçu des devis des meilleurs fournisseurs du secteur. Alors, pourquoi pas vous ? C’est simple, gratuit et ne prendra qu’une minute !

Maïté Bouhali Rédactrice

Maïté a rejoint l’équipe d’Expert Market il y a un an. C’est maintenant une vraie pro dans l’art d’aider les entreprises à s’équiper ! Quand elle ne jongle pas avec les articles sur la géolocalisation et ceux sur les standards téléphoniques, Maïté passe son temps à découvrir la capitale britannique.

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