Tout Savoir sur les Affranchisseuses

machine a affranchir

Par Maïté Bouhali | Rédactrice | Mis à jour le 27 août 2020

On sera sûrement tous d'accord : l’affranchissement est un procédé qui peut s’avérer fastidieux. Plier vos courriers, les mettre dans des enveloppes, vous déplacer au bureau de poste et faire la queue, parfois pendant longtemps, n’a rien d’intéressant.

Alors nous, les experts, on peut vous assurer que dès lors que vous envoyez plus d’une vingtaine de courriers chaque jour, mieux vaut investir dans une affranchisseuse

Focus sur le mode de fonctionnement et les avantages concrets que cet appareil, aussi appelé machine à affranchir, apporte aux entreprises !


Pas le temps de lire cet article ? Nous pouvons quand même vous aider !

En une minute top chrono, vous pouvez demander des conseils personnalisés aux meilleurs fournisseurs d'affranchisseuses. Il vous suffit de remplir un rapide QCM ! Plus de 2 500 entreprises comme la vôtre l'ont déjà essayé : Alors, pourquoi pas vous ?


8 bonnes raisons de choisir une affranchisseuse

Raison n°1 : Pour éviter les longues files d’attente à La Poste.

Raison n°2 : Pour affranchir et envoyer vos lettres sans sortir de votre bureau. Le facteur peut récupérer les plis à envoyer lors de sa tournée quotidienne.

Raison n°3 : Pour profiter d’un tarif préférentiel sur les frais d‘affranchissement (12 % en moyenne et jusqu’à 20 % !).

Raison n°4 : Pour éviter le sur-affranchissement car en pesant vos plis, l'affranchisseuse les affranchit au gramme près.

Raison n°5 : L'affranchisseuse ne vous engage pas sur le long terme. Elle ne s'achète pas, elle se loue auprès d’un fournisseur agréé par La Poste. Vous êtes donc généralement engagé pour une durée d’un an.

Raison n°6 : Pour contrôler vos dépenses en temps réel avec le télérelevé. Il comporte les détails de vos envois et vous permet de suivre et comparer vos frais d’affranchissement mensuels et journaliers.

Raison n°7 : Pour être sûr(e) de ne jamais devoir payer en avance. Vos frais d’affranchissements sont payables le mois suivant.

Raison n°8 : Pour personnaliser votre courrier avec votre logo ou les valeurs de votre entreprise.

Affranchisseuse courrier

Vos lettres à envoyer s’accumulent sur votre bureau parce que vous n’avez pas le temps d’aller à La Poste ? Alors l’affranchisseuse est la solution pour vous.


Comment installer une affranchisseuse ?

Choisir le bon fournisseur d’affranchisseuse pour votre entreprise

Lorsque vous optez pour une affranchisseuse, la première étape est de choisir un fournisseur. Pourquoi ? Cette machine n’est pas disponible à la vente, le seul moyen d’en acquérir une est de la louer. Il n’existe que quatre fournisseurs autorisés par La Poste à vous en fournir une :

Comparez toujours avant de vous engager ! Choisir le mauvais fournisseur peut vous coûter cher : vous serez engagé(e) que vous soyez satisfait(e) ou pas. Notre service de demande de devis peut vous aider à sélectionner le moins cher et le plus adapté à vos besoins.

Le Saviez-Vous ?

Les tpMAc, dont la location avoisine 1€ par jour, sont des modèles parfaits pour les TPE et PME. Des modèles plus sophistiqués et performants existent mais ils s’adressent aux entreprises de plus grande envergure ou aux plus grands besoins.


Installer l’affranchisseuse

Vient ensuite l’installation. Et cela dépend avant tout du type d’affranchisseuse que vous avez choisi ! Il en existe trois :

Modèle 

CadenceInstallation

Difficulté

tpMAc

Moins de 30 plis par jourÀ faire soi-même

Facile

pMAc

Entre 30 et 200 plis par jourIntervention d’un technicien requise

Facile *

MAi

Plus de 200 plis par jour

Intervention d’un technicien requise

Facile*

*C’est votre fournisseur qui s’occupe de l’installation et de la mise en route de votre affranchisseuse. Ces frais sont le plus souvent inclus dans votre forfait mensuel.

Ainsi, quelle que soit l’affranchisseuse que vous souhaitez choisir, il n’y a pas vraiment de problèmes en vue pour vous ! Les tpMAc sont simples à installer et pour les autres types, c’est votre fournisseur qui se charge de tout.


Comment fonctionne une affranchisseuse ?

À première vue, elle paraît intimidante. Mais en réalité, elle est en général très simple d’utilisation !


Connexion au serveur de La Poste

Pour que vous puissiez toujours affranchir au juste prix et profiter des tarifs préférentiels de La Poste pour les pros, l’affranchisseuse doit être connectée au réseau La Poste. Comment ? Grâce à votre réseau internet ! L’affranchisseuse connaîtra en temps réel les changements de prix et recevra automatiquement toutes les mises à jour de La Poste.

Les tarifs appliqués sont toujours ceux en vigueur. La connectivité assure une mise à jour régulière et automatique de ces tarifs. Par ailleurs, l’appareil est doté d’un système de mémorisation, le rendant donc toujours opérationnel.


Utilisation

L’appareil est doté d’un écran-clavier de commande, le plus souvent tactile. Il vous suffit de sélectionner un type d’expédition pour que l’affranchissement soit généré. Mettez le pli sur la plateforme de votre machine et une empreinte postale ou une étiquette autocollante sera apposée sur l’envoi.

Sachez que l’affranchisseuse convient à tous types de plis :

  • les courriers ordinaires (au tarif Lettre Verte et Rouge ainsi que les lettres Ecopli, prioritaires, suivies et recommandées)
  • les colis (au tarif normal, Colissimo, Chronopost, suivis ou recommandés) 
  • les envois vers la France
  • les envois vers l’international.

La seule limite est le poids. Avec une tpMAc, il vous sera difficile de peser et donc d’affranchir un colis trop lourd. Cette petite affranchisseuse, destinée à tous les types de plis et aux colis légers uniquement, peut alors être complétée d’un pèse-colis si besoin.


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Personnalisation

Votre affranchisseuse ne se contentera pas d’appliquer une empreinte postale (un timbre) sur vos enveloppes. Elle sera aussi un véritable outil de communication, vous aidant à faire connaître votre entreprise. Comment ? En apposant sur vos enveloppes : 

  • les coordonnées de votre entreprise
  • votre logo
  • votre slogan
  • les valeurs de votre entreprise
  • les labels et certifications dont vous disposez.

Certaines affranchisseuses sont capables de mémoriser une dizaine d’empreintes publicitaires. Cela vous permettra donc de personnaliser le marquage en fonction du motif et de l’objectif du pli ! Ainsi, vos lettres destinées au grand public reflèteront une image différente de celles pour vos fournisseurs. Vous contrôlerez donc votre image à 100%.

Le Saviez-Vous ?

Pour personnaliser vos enveloppes, il vous faudra régler une redevance de 43 € par bloc publicitaire à La Poste.


Envoi

Voici la dernière étape, et pas la moindre ! Il existe plusieurs façons d'expédier votre courrier :

  • Façon n°1 : Déposer son courrier dans une boîte aux lettres classique (particulièrement conseillé pour les entreprises aux petits volumes)
  • Façon n°2 : Les remettre au facteur lors de sa tournée journalière (particulièrement conseillé pour les entreprises aux petits volumes)
  • Façon n°3 : Les déposer dans un établissement d’attache, déterminé au préalable par La Poste (ce qui est particulièrement conseillé pour les entreprises aux gros volumes).

Facturation

Chaque fois que vous utilisez l’affranchisseuse pour affranchir vos plis, la machine envoie les informations à La Poste. Elle comptabilise aussi vos frais et peut vous délivrer un compte-rendu en temps réel de votre consommation.

Vous payez ensuite La Poste mensuellement, à chaque fois pour le mois précédent.

Vous voulez connaître les tarifs de La Poste en amont ?

On les a comparés à ceux réservés au grand public. On ne veut pas vous gâcher la surprise mais opter pour une affranchisseuse, c’est faire 12 % d'économies en moyenne sur vos frais d’affranchissement.


En savoir plus

Vous avez besoin de plus d’informations pour faire votre choix ? Sachez qu’on ne nous appelle pas les Experts pour rien ! Que vous cherchiez à en savoir plus sur les fournisseurs d’affranchisseuses, sur leur prix ou même sur les tpMAC, nous répondrons toujours présent pour vous aider.

D’ailleurs, pour toujours plus vous aider, nous avons mis au point un outil de demande de devis. Gratuit et sans engagement, il a aidé plus de 2 500 entreprises l’année dernière à trouver le bon fournisseur. Et si vous l’essayiez dès maintenant ?

Maïté Bouhali Rédactrice

Maïté a rejoint l’équipe d’Expert Market il y a un an. C’est maintenant une vraie pro dans l’art d’aider les entreprises à s’équiper ! Quand elle ne jongle pas avec les articles sur la géolocalisation et ceux sur les standards téléphoniques, Maïté passe son temps à découvrir la capitale britannique.

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