Comment Légalement Géolocaliser un Véhicule d'Entreprise

L’utilisation de dispositif et d’appli de géolocalisation devient fréquente dans les véhicules d’entreprises. Après tout, utiliser un logiciel de géolocalisation a plusieurs avantages, comme optimiser les itinéraires, réduire les temps de trajet, et réduire la consommation de carburant.

Bien que la géolocalisation des véhicules d’entreprise soit permise, les entreprises doivent rester conformes à la loi.

La loi encadre l’utilisation des systèmes de géolocalisation dans le cadre du respect de la vie privée des salariés et de la protection des données personnelles. Il existe donc des utilisations légales, et illégales de la géolocalisation.

Dans cet article, nous vous expliquons comment bénéficier des avantages qu’apportent les systèmes de géolocalisation, tout en restant conforme à la loi.

Loi concernant les traceurs de vehicules d'entreprise

Points à retenir

Les salariés doivent être informés de si et à quel moment leurs activités font l’objet d’un suivi.
Les activités des salariés ne peuvent jamais être suivies en dehors des heures de travail.
Un système de géolocalisation ne peut être installé que s’il n’existe aucun autre moyen de contrôle.

Loi sur la géolocalisation des véhicules d’entreprise : Ce qui est légal et ce qui ne l’est pas

Pour être légale, l’utilisation d’un système de géolocalisation pour des véhicules d’entreprises doit respecter doit respecter la vie privée des salariés et suivre ces trois principes :

L’utilisation du système de géolocalisation doit être justifiée et proportionnée, selon article L1121-1 du Code du travail
Si le système collecte ou traite des données personnelles aux salariés, l’entreprise doit rester conforme aux obligations du RGPD (règlement général des données personnelles)
Pendant la durée de son utilisation le système de géolocalisation doit également être inscrit dans le registre des traitements de l’entreprise

Cas d’utilisation légale d’un dispositif de géolocalisation au sein d’une entreprise

Selon la CNIL (La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), il n’existe que six utilisations légales d’un système de géolocalisation :

Assurer la sécurité des employés, des marchandises et véhicules de service ou de fonction
Suivre et facturer une prestation de transport (personnes, marchandises) ou une prestation de services liée à l’utilisation du véhicule (transport en ambulance, par exemple)
Faciliter les prestations à accomplir dans des lieux dispersés (urgences ou pannes par exemple)
Respecter une obligation légale ou réglementaire (on peut imposer la mise en place d’un système de géolocalisation selon la nature des marchandises transportées par exemple)
Suivre le temps de travail, uniquement permis lorsqu’il n’y a aucune autre solution pour le faire
Assurer et surveiller le respect des règles d’utilisation du véhicule d’entreprise pendant le temps de travail

Si vous êtes déjà détenteur d’un système de géolocalisation, il vous est donc important de vérifier que votre utilisation convient à l’un des cadres précédents.

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Cas d’utilisation illégale d’un dispositif de géolocalisation au sein d’une entreprise

L’utilisation d’un système de géolocalisation est illégale dans plusieurs situations. Le système de géolocalisation ne peut pas être utilisé :

Pour surveiller un employé en permanence
Pour contrôler le respect des limitations de vitesse des employés
Dans le véhicule d’un employé qui dispose de la liberté d’organiser lui-même ses déplacements (cadres, VRP etc.)
Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat
En dehors du temps de travail (lors d’un trajet domicile-travail ou un temps de pause, etc.), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule
Sans informer et obtenir l’accord de l’employé
Pour calculer le temps de travail (illégale uniquement si un autre dispositif de calcul existe)

Vous venez de lire que l’utilisation d’un système de géolocalisation pour calculer les heures de travail n’est que légale si aucun autre système existe, et vous vous demandez pourquoi ? Cela revient au respect de la vie privée et de la liberté des employés. Un système de géolocalisation peur facilement nuire à cette liberté, et donc s’il est possible d’éviter son utilisation, ceci est toujours préférable.

Exemples et cas pratiques

Pour vous aider à comprendre quelles utilisations sont légales, et lesquelles ne le sont pas, penchons-nous un peu sur les cas suivants :

Activité géolocalisée	Légal ?	Conditions d’utilisation
Géolocaliser les voitures de fonctions avec le consentement du salarié	✅	Les véhicules appartenant à la société peuvent être géolocalisés si cela est dans l’intérêt de la société
Géolocaliser des véhicules qui sont aussi utilisés à titre personnel	✅	Dans ce cas, le traceur doit être équipé d’un bouton vie privée pour pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail
Géolocaliser des véhicules sans informer préalablement les salariés	❌	Les salariés doivent être informés et donner leur accord à la géolocalisation
Utiliser des traceurs GPS Espion	✅	Vous pouvez utiliser un mouchard ou tout autre dispositif quasi invisible uniquement à condition que le salarié en ait été informé et ait donné son accord

Le droit des salariés

Les employés doivent être informés de la mise en place d’un dispositif de géolocalisation (avec un avenant, une lettre remise en main propre ou une note de service) et ont tout à fait le droit de :

Refuser qu’un système de géolocalisation soit installé dans leur véhicule professionnel pour motif légitime, comme, par exemple, si les règles établies par le RGPD ne sont pas respectées
Faire valoir un droit d’accès, de rectification et d’effacement aux données enregistrées les concernant
Désactiver la collecte ou la transmission des données de géolocalisation en dehors du temps de travail.

Si l’utilisation de la géolocalisation des véhicules ne respecte pas la réglementation, l’employé a le droit de saisir le service des plaintes de la CNIL, les services de l’Inspection du Travail ou encore le procureur de la République.

La procédure légale pour installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules d’entreprise

Les systèmes de géolocalisation des véhicules professionnels des employés n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis la création du RGPD (règlement général des données personnelles). En revanche, les entreprises doivent :

1. Consulter le CSE

Les entreprises de plus de 11 employés doivent consulter et informer leur comité d’entreprise (CSE) quant à la mise en place d’un système de géolocalisation.

2. Informer les employés concernés

L’employeur est ensuite tenu d’informer les salariés concernés de la mise en place d’un système de géolocalisation via un courrier remis en main propre, une note de service ou une réunion d’information.

La lettre d’information aux salariés concernant la mise en place d’un système de géolocalisation doit mentionner :

L’identité et l’adresse du ou des responsable(s) du traitement des données (il doit être réservé à un nombre limité de personnel, comme ceux en charge de la coordination des trajets, de la sécurité des biens ou personnes transportés, ou responsable de ressources humaines etc.).
La ou les finalités (raisons) du traitement des données.
La nature des données collectées, leur origine et les personnes concernées
Les destinataires des données de géolocalisation.
L’existence d’un droit d’accès, de rectification, et d’opposition et leurs modalités d’exercice.
La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

3. Investir dans un système et du matériel

L’employeur doit s’assurer, lors de l’achat du matériel de géolocalisation, que celui-ci respecte bien les réglementations de la CNIL. Le salarié doit pouvoir désactiver la collecte des données facilement à l’aide d’un interrupteur si le véhicule d’entreprise est utilisé à des fins privées.

4. Inscrire le système au registre des activités de traitement

Le fichier recueillant les données issues de la géolocalisation doit être inscrit dans le registre des activités de traitement tenu par votre entreprise.

5. Respecter les limites de conservations de données

Une fois le système de géolocalisation installé, votre entreprise doit s’assurée qu’elle respect la durée de conservation des données. Vous ne pouvez les conserver que deux mois, sauf si :

Votre système de géolocalisation sert à optimiser vos trajets ou à prouver vos interventions. Dans ce cas-là, vous pourrez les conserver un an.
Votre système de géolocalisation sert à des fins de preuve de l’exécution d’une prestation. Dans ce cas, vous pourrez les conserver un an.
Votre système de géolocalisation sert à comptabiliser le temps de travail de vos salariés. Dans ce cas précis, vous pourrez les conserver trois ans.

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Non respect de la loi : Les sanctions possibles

Même les erreurs qui peuvent sembler banales, comme oublier de signaler aux employés l’utilisation d’un système de géolocalisation constituent un non respect de la protection de la vie privée ou des données personelles des employés.

Les sanctions pénales de telle infraction varie selon le cas. Elles peuvent aller d’une amende de 1 000 €, à 5 ans de prison et une amende de 300 000 €.

Les tribunaux traitent chaque jour des litiges entre employés et employeurs concernant les systèmes de géolocalisation. Il est donc nécessaire pour les entreprises de bien respecter la loi afin de ne pas franchir les limites légales et éviter les sanctions sévères.

Est-ce que je peux géolocaliser une voiture de fonction ?

Oui, mais la géolocalisation d’une voiture de fonction doit pouvoir être désactivée grâce à un bouton vie privée si le salarié a le droit de l’utiliser à des fins personnelles.

Vous pourrez donc géolocaliser le véhicule de fonction uniquement pendant le temps de travail de votre salarié, mais pas sur son temps libre. Avec le bouton vie privée, votre salarié peut passer en mode privé dès qu’il n’est plus sur son temps de travail.

Est-ce-que je peux installer un traceur GPS espion ?

Oui, vous pouvez installer un traceur GPS espion dans un véhicule d’entreprise. Cependant, la loi vous oblige d’informier les employés concernés de la présence du traceur, et que de recueillir leur consentement avant qu’ils n’utilisent le véhicule.

Sans leur consentement, il vous sera impossible d’installer un traceur GPS espion en toute légalité.

C’est d’autant plus important avec les traceurs GPS espion, qui s’installent discrètement dans le véhicule de manière à ne pas être remarqués par les chauffeurs. Ils sont généralement utilisés comme dispositifs de sécurité : un voleur ne le verra pas et ne pourra donc pas le désactiver.

Comment éviter que les employés s’opposent à la géolocalisation ?

Pour éviter que vos salariés s’opposent à l’installation d’un système de géolocalisation dans les véhicules, prônez la communication.

La loi vous oblige à récolter le consentement de vos salariés, donc prenez les devants et allez plus loin.

N’hésitez pas à les sensibiliser aux avantages qu’ont les systèmes de géolocalisation pour eux (sécurité augmentée, réduction des temps de trajets etc.). Vous pouvez aussi les inclure dans le processus de choix et d’achat du système de géolocalisation de manière à les valoriser et montrer votre transparence.

Et rappelez toujours à vos collaborateurs qu’il leur suffit d’activer le bouton vie privée pour mettre fin à la géolocalisation de leur véhicule. C’est une obligation légale imposée aux employeurs par la CNIL pour protéger la vie privée des salariés. Rapellez aussi à vos employés que la CNIL leur permet d’accéder aux données d’activation et de désactivation du dispositif.

En savoir plus

Maintenant que vous savez tout (ou presque !) sur les règles qui entourent la géolocalisation des véhicules, il est temps de choisir le système qui vous convient. Passez en revue les différents dispositifs de géolocalisation ou lisez notre article pour trouver plus facilement des systèmes GPS pas chers.

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