- Les salariés doivent être informés de si et à quel moment leurs activités font l’objet d’un suivi.
- Les activités des salariés ne peuvent jamais être suivies en dehors des heures de travail.
- Un système de géolocalisation ne peut être installé que s’il n’existe aucun autre moyen de contrôle.
Si on vous disait qu’un tout petit dispositif à installer dans vos véhicules peut vous faire économiser du temps et du carburant, optimiser vos frais d’entretien et vous aider à mieux prendre en charge les demandes de vos clients, vous seriez intéressé(e), n’est-ce pas ?
Et bien sachez que c’est possible : ce sont les principaux bénéfices d'une entreprise ayant recours à un système de géolocalisation. Mais aussi facile qu’il soit à installer, il faudra tout de même vous renseigner sur certains points.
En effet, la loi encadre l’utilisation des systèmes de géolocalisation dans le cadre du respect de la vie privée des salariés et de la protection des données personnelles. Et il est parfois difficile de s’y retrouver…
Alors, tracker un véhicule de fonction, est-ce légal ou illégal ? Que pouvez-vous faire ou ne pas faire ? Toutes les réponses sont dans cet article.
La géolocalisation des véhicules doit respecter la vie privée des salariés.
Loi sur la géolocalisation des véhicules d’entreprise : Ce qui est légal et ce qui ne l’est pas
Sachez que selon la CNIL (La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), il n’existe que cinq utilisations légales d’un système de géolocalisation :
- Assurer la sécurité des employés, des marchandises et véhicules de service ou de fonction
- Faciliter les prestations à accomplir dans des lieux dispersés (urgences ou pannes par exemple)
- Suivre le temps de travail lorsqu'il n'y a aucune autre solution pour le faire
- Suivre et facturer une prestation de transport (personnes, marchandises) ou une prestation de services liée à l'utilisation du véhicule (transport en ambulance, par exemple)
- Respecter une obligation légale ou réglementaire (on peut imposer la mise en place d'un système de géolocalisation selon la nature des marchandises transportées par exemple)
Si vous êtes déjà détenteur d’un système de géolocalisation, il vous est donc important de vérifier que votre utilisation convient à l'un des cadres précédents.
En revanche, si vous souhaitez en installer un dans vos véhicules dans un futur plus ou moins proche, n'hésitez pas à interroger le service juridique ou le département des Ressources Humaines de votre entreprise. Vous pouvez aussi vous tourner vers votre fournisseur de système de géolocalisation.
Cas pratiques
Penchons-nous un peu sur les cas suivants :
| Activité géolocalisée | Légal | Illégal | Informations |
Géolocaliser les voitures de fonctions avec le consentement du salarié | ✓ | Les véhicules appartenant à la société peuvent être géolocalisés si cela est dans l’intérêt de la société | |
Géolocaliser des véhicules qui sont aussi utilisés à titre personnel | ✓ | Le traceur doit être équipé d’un bouton vie privée pour pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail | |
Géolocaliser des véhicules sans information préalable des salariés | ✓ | Les salariés doivent être informés et donner leur accord à la géolocalisation | |
Traceur GPS Espion | ✓ | Vous pouvez utiliser un mouchard ou tout autre dispositif quasi invisible à condition que le salarié en ait été informé et ait donné son accord |
Comment géolocaliser des véhicules d’entreprise en toute légalité ?
Il est bien entendu possible de géolocaliser les véhicules de votre entreprise en toute légalité mais il vous faudra demander à vos collaborateurs leur consentement.
La géolocalisation des véhicules de l'entreprise (avec le consentement des salariés qui les conduisent) est non seulement légale, mais est aussi complètement pertinente pour la bonne gestion des activités.
Opter pour de la télématique embarquée vous permet de :
- surveiller la qualité de la conduite
- surveiller la consommation de carburant
- définir le meilleur itinéraire pour vos chauffeurs.
Avec un système de géolocalisation, votre entreprise est plus flexible, plus efficace, plus organisée – et vous pourriez même faire baisser votre prime d'assurance.
Est-ce que je peux géolocaliser une voiture de fonction ?
Oui, mais la localisation d’une voiture de fonction doit pouvoir être désactivée grâce à un bouton vie privée s’il a le droit de l'utiliser à des fins personnelles. Vous pourrez donc géolocaliser le véhicule de fonction pendant le temps de travail de votre salarié, mais pas sur son temps libre.
Avec le bouton vie privée, votre salarié peut passer en mode privé dès qu’il n’est plus sur son temps de travail. Un peu comme l’Aston Martin invisible de James Bond, mais en moins cool tout de même.
Est-ce-que je peux géolocaliser des véhicules sans en informer les salariés ?
Non, jamais, c’est une très mauvaise idée ! Géolocaliser des véhicules d’entreprise sans en avoir préalablement informé les salariés est illégal. Les données récoltées via le tracker GPS sont considérées comme des données à caractère personnel.
La CNIL, tout comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), sont très clairs à ce sujet. Aucune donnée ne peut être collectée ou utilisée sans le consentement de la personne concernée.
Il vaut mieux faire preuve de pédagogie et expliquer aux salariés pourquoi la géolocalisation de leur véhicule est importante à la fois pour l’entreprise et pour eux, puisque la géolocalisation améliore la sécurité de leurs trajets.
Est-ce-que je peux installer un traceur GPS espion ?
Les traceurs GPS espion s’installent discrètement dans le véhicule de manière à ne pas être remarqués par les chauffeurs. Ils sont généralement utilisés comme dispositifs de sécurité : un voleur ne le verra pas et ne pourra donc pas le désactiver.
Il est fort probable que vos salariés ne remarquent pas non plus les traceurs GPS espion. Il est donc très important que vous les informiez de leur présence et que vous recueillez leur consentement avant qu’ils n’utilisent le véhicule. Ainsi, sans leur consentement, il vous sera impossible d’installer un traceur GPS espion en toute légalité.
Comment installer un dispositif de géolocalisation ?
C’est la CNIL qui donne les informations nécessaires concernant la mise en place d'un système de géolocalisation au sein d'une entreprise. Il est à noter que depuis le 25 mai 2018 et l’entrée en vigueur du RGPD, la mise en place d’un système de géolocalisation doit aussi être conforme à ce règlement.
Les systèmes de géolocalisation des véhicules professionnels des employés n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis la création du RGPD. En revanche, les entreprises doivent :
1. Consulter
2. Informer
La lettre d’information aux salariés concernant la mise en place d’un système de géolocalisation doit mentionner :
- L’identité et l’adresse du responsable du traitement des données
- La ou les finalités (raisons) du traitement des données
- La nature des données collectées, leur origine et les personnes concernées
- Les destinataires des données de géolocalisation
- L’existence d’un droit d’accès et de rectification et d’opposition et leurs modalités d’exercice.
3. Investir
4. Inscrire
Comment désactiver la géolocalisation d’un véhicule ?
Il suffit de se munir d’un détecteur de traceur gps et de faire le tour de la voiture pour découvrir l’emplacement d’un traceur gps. Le détecteur émet un bruit lorsqu’il trouve le système de géolocalisation. Pour le désactiver, il suffit ensuite de débrancher sa batterie.
Ainsi, pour éviter que vos salariés ne s’en prennent à votre système de géolocalisation, prônez la communication. Bien que la loi vous oblige à récolter le consentement de vos salariés, prenez les devants et allez plus loin.
N'hésitez pas à les sensibiliser aux avantages qu’ont les systèmes de géolocalisation pour eux. Vous pouvez aussi les inclure dans le processus de choix et d’achat du système de géolocalisation de manière à les valoriser et montrer votre transparence.
Et rappelez toujours à vos collaborateurs qu'il leur suffit d’activer le bouton vie privée pour mettre fin à la géolocalisation de leur véhicule. C’est une obligation légale imposée aux employeurs par la CNIL pour protéger la vie privée des salariés. En contrepartie, la CNIL permet à l’employeur d’accéder aux données d’activation et de désactivation du dispositif.
La CNIL, le RGPD et le droit des salariés
Les employés doivent être informés de la mise en place d'un dispositif de géolocalisation (avec un avenant, une lettre remise en main propre ou une note de service) et ont tout à fait le droit de :
- Refuser qu'un système de géolocalisation soit installé dans leur véhicule professionnel si les règles établies par le RGPD ne sont pas respectées
- Faire valoir un droit d'accès, de rectification et d’effacement aux données enregistrées les concernant
- Désactiver la collecte ou la transmission des données de géolocalisation en dehors du temps de travail.
Si l’utilisation de la géolocalisation des véhicules ne respecte pas la réglementation, l’employé a le droit de saisir le service des plaintes de la CNIL, les services de l’Inspection du Travail ou encore le procureur de la République.
Les erreurs à éviter
Tracer les véhicules d'entreprise présente de nombreux avantages. Pour rester légale, la géolocalisation des salariés doit néanmoins respecter plusieurs règles. Voici un florilège des erreurs “classiques” de l'employeur lors de la mise en place ou de l'utilisation d'un système de géolocalisation :
- Collecter des données en dehors du temps de travail. Le système doit pouvoir être déconnecté afin de respecter la vie privée du salarié.
- Utiliser la géolocalisation pour relever les infractions au code de la route, comme une vitesse excessive.
- Suivre les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
- Suivre un salarié bénéficiant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements.
- Calculer le temps de travail de ses salariés avec des outils de géolocalisation si un autre dispositif existe déjà.
- Tracker un employé de manière excessive (notion de proportionnalité).
- Utiliser la géolocalisation sans motif légitime ou en détourner la finalité.
- Ne pas consulter son comité d'entreprise avant de mettre en place un système de géolocalisation.
- Oublier d’informer ses salariés via un avenant dans le contrat de travail, un courrier remis en main propre ou une note de service.
- Ne pas donner accès aux employés aux données collectées les concernant.
- Conserver les données de géolocalisation collectées plus de deux mois (ou deux ans en cas de possibilité d’extension).
Les sanctions possibles pour l’employeur
Les tribunaux traitent chaque jour des litiges entre employés et employeurs concernant les systèmes de géolocalisation. Il est nécessaire pour les entreprises de bien respecter la loi afin de ne pas franchir les limites légales et éviter les sanctions :
Sanctions | |
Non information des salariés | L’employeur s'expose à une amende de 1 500€ |
Non accès aux données collectées | Un tribunal a ordonné une amende de 10 000 € à l’encontre d’un employeur refusant de donner accès à son salarié aux données de géolocalisation le concernant. |
Absence de conformité avec les exigences du RGDP | Les défauts de sécurité dans la conservation des données, l'absence de consentement, une utilisation jugée excessive ou détournée sont passibles de sanctions financières. |
Géolocalisation : FAQ
Comment brouiller la géolocalisation de son véhicule ?
Il arrive parfois que les salariés soient tentés d’utiliser un brouilleur GPS pour désactiver la géolocalisation de leur véhicule. Le web regorge d’appareils comme les brouilleurs GPS allume-cigare, les blocs portatifs ou les spoofers.
Mais attention : avoir recours à un brouilleur de signaux GPS est un procédé illégal et masquer la position de votre véhicule risque fort d’attirer l’attention de votre employeur !
Peut-on refuser la géolocalisation d’un véhicule ?
Oui, refuser la géolocalisation d’un véhicule est possible. Le système de localisation doit aussi être justifié : un salarié disposant d’une autonomie dans l’organisation de son travail ne devrait, en principe, pas y être soumis. Et le système doit pouvoir être désactivé (mode privé).
L'installation d’un système de géolocalisation est donc soumise à la notion de proportionnalité.
En savoir plus
Maintenant que vous savez tout (ou presque !) sur les règles qui entourent la géolocalisation des véhicules, il est temps de choisir le système qui vous convient. Passez en revue les différents dispositifs de géolocalisation ou lisez notre article pour trouver plus facilement des systèmes GPS pas chers.
Pas le temps ? Pas de problème ! Donnez-nous quelques informations sur vos besoins via notre formulaire et laissez-nous faire : nous vous enverrons des devis personnalisés et gratuits de la part des meilleurs fournisseurs.
