Que ce soit au moyen de caméras ou de systèmes de géolocalisation, nos faits et gestes sont de plus en plus suivis, même dans les entreprises. Mais qu’en dit la loi ? Tracker un véhicule d'entreprise, est-ce légal ou illégal ?
La géolocation des véhicules offre de nombreux avantages et permet de collecter des informations très précieuses pour optimiser l’utilisation des véhicules d’entreprise.
Économies de carburant, économies de temps, optimisation des frais d’entretien, meilleure prise en charge des demandes clients sont les principaux bénéfices d'une entreprise ayant recours aux outils de géolocalisation.
Cependant, la loi encadre l’utilisation des systèmes de géolocalisation dans le cadre du respect de la vie privée des salariés et de la protection des données personnelles. Alors, tracker un véhicule de fonction, est-ce légal ou illégal ? Que pouvez-vous faire ou ne pas faire ? Comment mettre en place un dispositif de géolocalisation en entreprise ? Toutes les réponses sont dans cet article.
Géolocaliser les véhicules d’entreprise
L’utilisation de dispositifs de géolocalisation comme des traceurs GPS ou des puces GPS est très encadrée par la loi. Avant d’aller plus loin dans les cas d’utilisation autorisés, gardez toujours en tête les trois principes :
- Les salariés doivent être informés si et à quel moment leurs activités font l’objet d’un suivi
- Les activités des salariés ne peuvent jamais être suivies en dehors des heures de travail
- Un système de géolocalisation ne peut être installé que s’il n’existe aucun autre moyen de contrôle
La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) recense cinq utilisations légales :
- Assurer la sécurité des employés, des marchandises et véhicules de service ou de fonction
- Faciliter les prestations à accomplir dans des lieux dispersés (urgences ou pannes par exemple)
- Suivre le temps de travail lorsqu'il n'y a aucune autre solution pour le faire
- Suivre et facturer une prestation de transport (personnes, marchandises) ou une prestation de services liée à l'utilisation du véhicule (transport en ambulance, par exemple)
- Respecter une obligation légale ou réglementaire (on peut imposer la mise en place d'un système de géolocalisation selon la nature des marchandises transportées par exemple)
En cas de doute, il ne faut pas hésiter à poser la question à votre fournisseur de système de géolocalisation, au service juridique ou au département des Ressources Humaines de votre entreprise.
Penchons-nous un peu sur les cas suivants :
| Activité géolocalisée | Légal | Illégal | Informations |
|---|---|---|---|
| Géolocaliser les voitures de fonctions avec le consentement du salarié | ✓ | Les véhicules appartenant à la société peuvent être géolocalisés si cela est dans l’intérêt de la société | |
| Géolocaliser des véhicules qui sont aussi utilisés à titre personnel | ✓ | Le traceur doit être équipé d’un bouton vie privée pour pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail | |
| Géolocaliser des véhicules sans information préalable des salariés | ✓ | Les salariés doivent être informés et donner leur accord à la géolocalisation | |
| Traceur GPS Espion | ✓ | Vous pouvez utiliser un mouchard ou tout autre dispositif quasi invisible à condition que le salarié en ait été informé et ait donné son accord |
Comment géolocaliser les véhicules d’entreprise en toute légalité ?
La géolocalisation des véhicules de l'entreprise (avec le consentement des salariés qui les conduisent) est non seulement légale, mais est aussi complètement pertinente pour la bonne gestion des activités.
La télématique embarquée permet de surveiller la qualité de la conduite, la consommation de carburant et de définir le meilleur itinéraire pour vos chauffeurs. Votre entreprise est plus flexible, plus efficace, plus organisée – et vous pourriez même faire baisser votre prime d'assurance.
Les employeurs sont parfois tenus par la loi de suivre leurs véhicules afin de s’assurer que leurs salariés ne dépassent pas leur temps de travail quotidien. C’est le cas, par exemple, pour les routiers dont les camions sont équipés d’un chronotachygraphe qui contrôle les temps de conduite et de repos.
Comment géolocaliser en toute légalité des véhicules de fonction destinés aussi à un usage privé ?
Imaginons que votre salarié dispose d’une voiture de fonction et qu’il est autorisé à l’utiliser à des fins personnelles. Vous souhaitez pouvoir géolocaliser ce véhicule pendant ses heures de travail, mais pas sur son temps libre. Comment faire ?
La solution est toute simple : le bouton vie privée. Votre salarié peut passer en mode privé dès qu’il n’est plus sur son temps de travail. Un peu comme l’Aston Martin invisible de James Bond, mais en moins cool quand même.
Le bouton vie privée est une obligation légale pour les salariés qui utilisent leur véhicule à titre personnel. Cependant, le responsable de l’entreprise peut demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues sur le temps de travail.
Est-ce-que je peux géolocaliser des véhicules sans en informer les salariés ?
Non, jamais, c’est une très mauvaise idée !
Géolocaliser des véhicules d’entreprise sans en avoir préalablement informé les salariés est illégal. Les données récoltées via le tracker GPS sont considérées comme des données à caractère personnel.
La CNIL, tout comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) sont très clairs à ce sujet. Aucune donnée ne peut être collectée ou utilisée sans le consentement de la personne concernée.
Il vaut mieux faire preuve de pédagogie et expliquer aux salariés pourquoi la géolocalisation de leur véhicule est importante à la fois pour l’entreprise et pour eux, puisque la géolocalisation améliore la sécurité de leurs trajets.
Est-ce-que je peux installer un traceur GPS espion ?
Les traceurs GPS espion s’installent discrètement dans le véhicule de manière à ne pas être remarqués par les chauffeurs. Ils sont généralement utilisés comme dispositifs de sécurité : un voleur ne le verra pas et ne pourra donc pas le désactiver.
Il est fort probable que vos salariés ne remarquent pas non plus les traceurs GPS espion. Il est donc très important que vous les informiez de leur présence et que vous recueilliez leur consentement avant qu’ils n’utilisent le véhicule.
Comment mettre en place un dispositif de gélocalisation ?
La CNIL donne les informations nécessaires concernant la mise en place d'un système de géolocalisation au sein d'une entreprise. Il est à noter que depuis le 25 mai 2018 et l’entrée en vigueur du RGPD, la mise en place d’un système de géolocalisation doit aussi être en conformité avec ce règlement.
Les systèmes de géolocalisation des véhicules professionnels des employés n’ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le RGPD. En revanche, les entreprises doivent :
1. Consulter
L'employeur doit consulter et informer son comité d’entreprise quant à la mise en place d’un système de géolocalisation.
2. Informer
L'employeur est ensuite tenu d'informer ses salariés de la mise en place d'un système de géolocalisation via un courrier remis en main propre, une note de service ou une réunion d’information.
La lettre d’information aux salarié concernant la mise en place d’un système de géolocalisation doit mentionner :
- L’identité et l’adresse du responsable du traitement
- La ou les finalités du traitement
- La nature des données collectées, leur origine et les personnes concernées
- Les destinataires des données de géolocalisation
- L’existence d’un droit d’accès et de rectification et d’opposition et leurs modalités d’exercice
3. Investir
L'employeur doit s’assurer, lors de l’achat du matériel de géolocalisation, que celui-ci respecte bien les réglementations de la CNIL. Le salarié doit pouvoir désactiver la collecte des données facilement à l’aide d’un interrupteur si le véhicule d'entreprise est utilisé à des fins privées.
4. Inscrire
Le fichier recueillant les données issues de la géolocalisation doit être inscrit dans le Registre des activités de traitement tenu par votre entreprise.
La CNIL, le RGPD et le droit des salariés
Selon les règles dictées par le RGPD dont l’application est surveillée par la CNIL, les employés doivent être informés de la mise en place d'un dispositif de géolocalisation (avenant, lettre remise en main propre, note de service) et ont tout à fait le droit de :
- Refuser qu'un système de géolocalisation soit installé dans leur véhicule professionnel si les règles établies par le RGPD ne sont pas respectées
- Faire valoir un droit d'accès, de rectification et d’effacement aux données enregistrées les concernant
- Désactiver la collecte ou la transmission des données de géolocalisation en dehors du temps de travail
Si l’utilisation de la géolocalisation des véhicules ne respecte pas la réglementation, l’employé peut saisir le service des plaintes de la CNIL, les services de l’Inspection du Travail ou encore le procureur de la République.
Les erreurs à éviter
Tracer les véhicules d'entreprise présente de nombreux avantages. Pour rester légale, la géolocalisation des salariés doit néanmoins respecter plusieurs règles. Voici un florilège des erreurs “classiques” de l'employeur lors de la mise en place ou de l'utilisation d'un système de géolocalisation :
- Collecter des données en dehors du temps de travail. Le système doit pouvoir être déconnecté afin de respecter la vie privée du salarié
- Utiliser la géolocalisation pour relever les infractions au code de la route, comme une vitesse excessive
- Suivre les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat
- Suivre un salarié bénéficiant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements
- Calculer le temps de travail de ses salariés avec des outils de géolocalisation si un autre dispositif existe déjà
- Tracker un employé de manière excessive (notion de proportionnalité)
- Utiliser la géolocalisation sans motif légitime ou en détourner la finalité
- Ne pas consulter son comité d'entreprise avant de mettre en place un système de géolocalisation
- Oublier d’informer ses salariés via un avenant dans le contrat de travail, un courrier remis en main propre ou une note de service
- Ne pas donner accès aux employés aux données collectées les concernant
- Conserver les données de géolocalisation collectées plus de deux mois (ou deux ans en cas de possibilité d’extension)
Les sanctions possibles pour l’employeur
Les tribunaux traitent chaque jour des litiges entre employés et employeurs concernant les systèmes de géolocalisation. Il est nécessaire pour les entreprises de bien respecter la loi afin de ne pas franchir les limites légales et éviter les sanctions :
- Non information des salariés : l’employeur s'expose à une amende de 1 500€.
- Non accès aux données collectées : un tribunal a ordonné une amende de 10 000€ à l’encontre d’un employeur refusant de donner accès à son salarié aux données de géolocalisation le concernant.
- Absence de conformité avec les exigences du RGDP : les défauts de sécurité dans la conservation des données, l'absence de consentement, une utilisation jugée excessive ou détournée sont passibles de sanctions financières.
Géolocalisation : FAQ
Comment brouiller la géolocalisation de son véhicule ?
Il arrive parfois que les salariés soient tentés d’utiliser un brouilleur GPS pour désactiver la géolocalisation de leur véhicule. Le web regorge d’appareils comme les brouilleurs GPS allume-cigare, les blocs portatifs ou les spoofers. Attention : avoir recours à un brouilleur de signaux GPS est un procédé illégal et masquer la position de votre véhicule risque fort d’attirer l’attention de votre employeur/
Comment désactiver le traceur GPS de son véhicule ?
Dans le cadre d’une voiture de fonction utilisée aussi à titre personnel, vous devez pouvoir désactiver la géolocalisation via un bouton vie privée dès que vous n’êtes plus sur votre temps de travail.
C’est une obligation légale imposée aux employeurs par la CNIL pour protéger la vie privée des salariés. En contrepartie, la CNIL permet à l’employeur d’accéder aux données d’activation et de désactivation du dispositif.
Comment détecter un traceur GPS sur son véhicule ?
Afin de lever des doutes sur la mise en place d’un GPS traceur sur son véhicule, il est possible de détecter les émissions d’ondes via un détecteur de traceur GPS. Un “scanner” coûte en moyenne 200€.
Cette solution ultime vous permet de détecter la présence d’un mouchard sur votre véhicule et de demander des comptes à votre employeur si vous n’avez pas été informé(e) de la mise en place de ce système de géolocalisation.
Peut-on refuser la géolocalisation d’un véhicule ?
L’installation d’un système de géolocalisation est soumis à la notion de proportionnalité. Cela signifie qu’il ne peut être installé que s’il n’existe aucun autre moyen de contrôle. Le système de localisation doit aussi être justifié : un salarié disposant d’une autonomie dans l’organisation de son travail ne devrait, en principe, pas y être soumis. Et le système doit pouvoir être désactivé (mode privé).
En savoir plus : quel est le bon système de géolocalisation pour votre entreprise ?
Maintenant que vous savez tout (ou presque !) sur les règles qui entourent la géolocalisation des véhicules, il est temps de choisir le système qui vous convient. Passez en revue les différents systèmes de géolocalisation ou lisez notre article pour vous faire une idée du prix d'un traceur GPS.
Pas le temps ? Pas de problème ! Donnez-nous quelques informations sur vos besoins via notre formulaire et laissez-nous faire : nous vous enverrons des devis personnalisés de la part des meilleurs fournisseurs.
